Contactos es tu agenda de clientes e interesados. Reúne a cada persona una sola vez, con todos sus canales (WhatsApp, Instagram y Messenger), los datos que Hermes aprende al conversar, las etiquetas que tú le pones y si autorizó que le escribas.
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¿Qué es un contacto?
Es una persona, no una conversación. Si alguien te escribe por WhatsApp, queda como contacto. Los datos que Hermes le saca al conversar (por ejemplo, la prenda o la ciudad) se guardan en su ficha para que no tenga que repetirlos.
Los contactos aparecen solos cuando alguien te escribe por WhatsApp, Instagram o Messenger, o cuando los importas. Mientras no haya ninguno, verás Aún no hay contactos.
Solo un administrador puede importar contactos y definir qué datos se guardan.
Cabecera: sus canales, con el aviso Verificada o No verificada y si está Autorizado o Sin autorización. El botón Ver conversación abre su último chat.
Atributos: los datos del contacto. Con el lápiz cambias uno. Lo que edites tú queda marcado como confirmado y Hermes ya no lo pisa; si quieres que vuelva a actualizarlo, pulsa Devolver a la IA.
Etiquetas: con Editar etiquetas eliges cuáles lleva.
Línea de tiempo: sus conversaciones y los cambios de etapa en el Pipeline. Cada evento tiene un Abrir que lleva al chat.
Historial de consentimiento: cada vez que la persona dio su autorización (Autorizó) o se dio de baja (Dio de baja), con la fecha y de dónde vino.
Si Hermes detecta que dos contactos pueden ser la misma persona, el administrador ve un aviso en la ficha con dos opciones:
No es la misma persona: descarta el aviso.
Fusionar: abre Fusionar contactos. El contacto actual se queda y recibe los canales, las conversaciones y el historial de consentimiento del otro, además de sus datos donde el actual no tenga valor. Revisa el resumen antes de confirmar.
Sirve para cargar tu lista de clientes de antes y escribirles después con una difusión. El archivo debe ser .csv, tener hasta 10.000 filas y 5 MB, y la primera fila debe traer los nombres de las columnas. Si lo tienes en Excel, usa Guardar como › CSV UTF-8.
En Contactos, pulsa Importar contactos. Elige el archivo y el País de los números sin indicativo (por ejemplo, Colombia +57). Los números que ya traen «+» o «00» se respetan tal cual. Pulsa Continuar.
Indica qué columna es cada dato. Hermes sugiere las que se llaman igual que tus datos. El Teléfono es obligatorio; el nombre y los demás datos, no.
Elige la Etiqueta para todos los contactos del archivo (o crea una nueva). Así podrás escoger exactamente esta base cuando crees una difusión.
Si tienes permiso para escribirles, marca Declaro que tengo autorización…, cuenta ¿De dónde viene la autorización? y, si tu archivo trae una columna de quién aceptó, elígela. Pulsa Ver vista previa.
Revisa la vista previa y pulsa Importar con el número de contactos. Al terminar, Hermes te muestra el resumen.
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La vista previa no guarda nada todavía:
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Nuevos y Ya existían: los que se crean y los que ya estaban por su número. A los que ya existían solo se les completan los campos vacíos, y lo que editó una persona no se pisa nunca. Si marcas Si el número ya existe, reemplazar sus datos…, se reemplazan los datos del archivo (salvo los que editó una persona).
Con autorización: los que podrás incluir en una difusión.
Rechazados: filas con sin teléfono, teléfono inválido, número repetido en el archivo o el número se dio de baja. La lista dice el motivo de cada una.
Después de importar, los contactos aparecen en la lista con la etiqueta del archivo:
En Configuración › Contactos defines qué guardas de cada persona.
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Atributos: los datos que guardas (texto, número, fecha, opción, sí o no, o teléfono). Hermes llena los que coinciden con tus Reglas de calificación al conversar. Con el interruptor Columna en la lista decides cuáles se ven en la tabla; con las flechas cambias el orden. El Teléfono es del sistema y no se borra.
Etiquetas: crea las que necesites con un nombre y un color, y bórralas cuando ya no sirvan.
Marca la declaración de autorización únicamente si tienes permiso real de esas personas para escribirles por WhatsApp. Sin ella, los contactos se importan igual, pero no podrás incluirlos en una difusión.
Una baja no se revierte. Si un número ya pidió que no le escribas, esa fila se rechaza aunque tu archivo diga que aceptó.
La autorización es por canal. Un WhatsApp y un Instagram de la misma persona pueden aparecer como contactos distintos, cada uno con su propia autorización.
Antes de importar, revisa la vista previa: si algo salió mal, vuelve con Atrás y cambia las columnas.